43 Emplois pour Office Manager - Belgique

Stegmann Belgium is een gespecialiseerd uitzend- en selectiekantoor, dat behoort tot de ManpowerGroup. Onze focus ligt op geschoolde en gespecialiseerde kandidaten.Voor ons kantoor in Geel zijn we op zoek naar een ervaren Office Manager. Als Kantoorverantwoordelijke draag je de eindverantwoordelijkheid voor je eigen vestiging: Je staat in voor de commerciële uitbouw van jouw kantoor, de organisatie van de kantoorwerking en het people management.

Voor een van zijn klanten is Robert Half op zoek naar een Office Manager (m/v/x) voor een bedrijf in Zellik.

Onze klant is een bedrijf die actief is in de IT sector

Robert Half is voor een klant op zoek naar een Receptionist & Office Manager voor een bedrijf in het centrum van Brussel.

Onze klant is een gerenommeerde organisatie met een Europese focus. Het bedrijf is actief in een gespecialiseerde sector en richt zich op het ondersteunen van duurzame groei binnen een dynamische en internationale omgeving. Het kantoor bevindt zich op een centrale locatie in Brussel en is vlot bereikbaar met het openbaar vervoer. De werkomgeving kenmerkt zich door een professionele, innovatieve en gedreven bedrijfscultuur.

Position: Office Manager - Belgium

Location: Zaventem, Belgium (Office-Based with Regular Site Support Visits)

Employment Type: Full-time, On-site

Languages: English, Dutch and/or French

TSL – About us

TSL is a leading technical engineering and construction partner operating across EMEA, the Americas and APAC.

We are committed to creating the spaces to power the fourth industrial revolution, whilst ensuring we leave a positive environmental and social legacy for communities across the world. Specialising in Data Centres, Advanced Manufacturing, Logistics, Food and Pharmaceuticals, we are proud to deliver outstanding turnkey projects at speed, without compromise on safety or quality.

Our team at TSL is focused on working with our clients and the entire supply chain to create a simple agenda concentrated on getting things done. At the heart of what TSL does is taking the ‘noise’ out of project delivery whilst ensuring that we are always engineering best value for money and fit-for-purpose solutions.

Role Description

The Office Manager will oversee and manage all administrative and office-related functions for our Belgium operations, while also supporting the wider needs of our construction site teams. This is a highly varied and hands-on role suited to a proactive and bilingual (ideally trilingual) individual who can balance operational efficiency with people-first support.

You will work closely with your counterpart in the Netherlands and provide mutual support across regional operations, ensuring consistency and smooth coordination

Key Responsibilities

Office Management & Administration

• Ensure the smooth daily running of the Belgium office
• Act as the primary point of contact for all office-related needs: maintenance, supplies, IT coordination, visitors, building access, etc.
• Manage office suppliers and service providers (cleaners, caterers, maintenance, etc.)
• Organise and coordinate meetings, team lunches, office events, director visits, and employee engagement initiatives (e.g. breakfasts, birthdays, social events)
• Maintain a clean, welcoming, and efficient office environment

Travel, Accommodation & Logistics

• Coordinate business travel, including flights, hotel bookings, airport transfers, taxis, and short-term rentals
• Source and manage apartments and accommodation for project site teams
• Arrange car rentals, fleet logistics, and other travel requirements for site staff and management
• Onboard new employees on travel systems (e.g. Navan)

Procurement & Finance Support

• Support the procurement process by raising and tracking POs (purchase orders)
• Liaise with finance to ensure invoices are received, approved, and processed on time
• Maintain logs for expenditure, supplier contracts, and recurring payments

Fleet & Equipment Management

• Manage the company fleet in Belgium: lease contracts, insurance, maintenance schedules, and vehicle allocations
• Coordinate the delivery, setup, and inventory of laptops, mobile phones, SIM cards, and office equipment for new joiners
• Act as the liaison with IT support to resolve technical issues and coordinate hardware/software requests

Team & Project Site Support

• Provide administrative support to construction project site teams as needed
• Act as a bridge between the office and site, ensuring site needs are met for materials, logistics, equipment, or accommodation
• Cover for Site Admin colleagues during holidays or absences
• Attend site visits when necessary to support logistics or admin needs

People & Onboarding

• Welcome new joiners and ensure seamless onboarding: workstation setup, introductions, office orientation
• Set up employees on relevant systems (Navan, internal tools)
• Provide ongoing support to Directors, including diary coordination, local arrangements, and general operational assistance

Requirements

Experience & Background

• 5+ years of experience in office management, administration, or operational support roles
• Previous experience in construction, engineering, or project-based environments is highly desirable
• Strong understanding of office administration processes and systems

Skills

• Highly organised and detail-oriented with strong multitasking ability
• Tech-savvy; confident using MS Office, travel booking systems, and basic IT troubleshooting
• Strong interpersonal and communication skills
• Able to work independently and take initiative

Languages

• Fluent in English (required)
• Fluent in Dutch and/or French (required)

Personal Attributes

• Proactive and hands-on
• Flexible and adaptable to changing priorities
• Service-oriented and approachable
• Strong sense of responsibility and ownership
• Team player who enjoys supporting others

What We Offer

• The opportunity to be part of a growing international business with a strong team culture
• A role with variety, autonomy, and daily impact
• Career progression and development within a growing organisation

If this position is of interest, please submit your most up to date CV.

Our recruitment team will review your CV and if you meet our criteria, we will reach out to you for an informal discussion

Important

As part of our recruitment process, reference checks will be conducted at the job offer stage. By applying for this position, you consent to these checks as a condition of employment.

The Office Manager is a central position that ensures the team works in the best possible conditions.

You are the backbone of our Brussels office, making sure all administration, finance support, and HR processes run smoothly. At the same time, you help create a positive and structured team experience, supporting both on-site colleagues and our remote team members.

Responsibilities

Administration & Finance (45%)

• Liaise with our accountant for monthly and yearly closings.
• Manage invoices, payments, insurances, subsidies, and compliance documents.
• Coordinate VAT declarations and interact with tax administrations.
• Prepare documentation for audits, banks, and other stakeholders.

HR & People Operations (30%)

• Manage onboarding and offboarding.
• Draft and maintain employee records and contracts.
• Support recruitment (job postings, screening, scheduling interviews).
• Be the first contact for HR/admin questions and contribute to employee well-being.

Office Management (15%)

• Ensure smooth daily operations of the Brussels office (supplies, vendors, facilities).
• Maintain a welcoming and productive office environment.

Culture & Events (10%)

• Organize team-building, afterworks, and celebrations.
• Support external events such as trade fairs and workshops.

What we are looking for:

• Experience in administration ,Accounting, finance support, or HR coordination.
• Strong organizational skills and attention to detail.
• Proactive, reliable, and adaptable.
• Excellent communication in English + fluency in French
• Comfortable with digital tools (MS Office 365, Teams/Slack, Asana.).

What we offer:

• A meaningful role in a mission-driven company.
• A dynamic, international team of 20+ people.
• A fully onsite role in Brussels, at the heart of our operations.
• Growth opportunities as Bambaw:
• Potential to evolve into an Operations Manager, overseeing broader finance, HR, and process improvement.
• The chance to shape both structure and culture in a growing SME.

Met onze gedreven focus op pionierswerk in het transporteren, manipuleren, monteren en installeren van industriële machines en apparaten, met lasten variërend van 500 kg tot 400 ton, biedt LIFTHING totaaloplossingen voor complexe projecten. #wemoveyourindustry

Onze klanten zijn vooral industrieën en installatiebedrijven in België, maar wij werken ook samen met machinefabrikanten over heel Europa.

OFFICE MANAGER bij LIFTHING:

Je bent de administratieve spil van onze organisatie. Je ondersteunt zowel onze collega's op de baan als het management, en zorgt ervoor dat alles achter de schermen vlot verloopt. Dankzij jouw veelzijdigheid en nauwkeurigheid blijft onze organisatie gesmeerd draaien.

Jouw concrete taken zijn onder meer:

X Operationele en administratieve ondersteuning

• Registratie van medewerkers en voertuigen op verschillende werven
• Inplannen van opleidingen, medische controles en onboarding van nieuwe collega's
• Beheer van documenten zoals check-in-at-work, verzekeringsattesten en leveranciersadministratie, VCA-administratie en projectaanmaak
• Praktische kantoororganisatie: voorraadbeheer, bestellingen, ontvangst leveringen, aansturen poetsdienst
• Vergaderingen voorbereiden, notuleren en acties opvolgen

X Boekhouding en debiteurenbeheer

• Verwerken van inkomende en uitgaande facturen en betalingen
• Actief opvolgen van openstaande facturen: van eerste contact tot volledige betaling
• Assistentie bij rapportering en financieel overzicht in samenwerking met zaakvoerders
• Structuur bewaken in boekhoudkundige documenten en leveranciersbeheer

X HR- en personeelsadministratie

• Beheer van personeelsdossiers, afwezigheden, verzekeringen en loongerelateerde administratie
• Inplannen en opvolgen van medische keuringen en opleidingen
• Mee nadenken over het optimaliseren van HR-administratieve processen
• Basis HR-kennis om zonder HR-verantwoordelijke toch vlotte ondersteuning te bieden

Waarom kiezen voor LIFTHING?

Jouw groei is van belang, het DNA van onze organisatie vormt niet alleen onze identiteit, maar ook onze groeistrategie.

We bieden een open sfeer waarin ideeën vrijuit worden gedeeld en creativiteit wordt aangemoedigd. Onze vlakke structuur bevordert directe communicatie en samenwerking, wat leidt tot een sterke teamdynamiek. Als nichebedrijf in de industriële sector onderscheiden we ons door onze expertise en focus, wat ons in staat stelt om unieke oplossingen te bieden die aan de specifieke behoeften van onze klanten voldoen.

Neem zeker een kijkje op onze website: Projecten

LIFTHING talent: dat ben jij als.

• Je een échte doener bent die graag initiatief neemt en verantwoordelijkheid opneemt
• Je gestructureerd, ordelijk en nauwkeurig werkt
• Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardige ervaring
• Je vlot communiceert in het Nederlands en een goede basiskennis hebt van Frans en Engels
• Je discreet, punctueel en administratief sterk bent
• Je een goede kennis hebt van MS Office (Word, Excel, Outlook) en vlot digitale tools gebruikt
• Je graag bijdraagt aan een no-nonsense, oplossingsgerichte werkomgeving

Wat bieden wij onze LIFTHING professionals aan?

Ambitieuze werksfeer

Je maakt deel uit van een ambitieuze werkomgeving, waar uitdagingen en een sterk toekomstperspectief zorgen voor motivatie en groei.

Marktconform loonpakket

Je ontvangt een marktconform salaris met extralegale voordelen, mogelijkheid tot een bedrijfswagen, GSM, laptop, . Deze functie is bespreekbaar als voltijdse of 4/5e tewerkstelling.

Collegiaal en enthousiast team

Je komt terecht in een hecht team waar samenwerken en elkaar helpen centraal staan. We geloven sterk in teamspirit en wederzijdse steun.

Een veelzijdige job in een groeiende KMO

Geen dag is dezelfde. Je krijgt een gevarieerd takenpakket en werkt mee aan de verdere uitbouw van een snelgroeiend, familiaal bedrijf met een duidelijke visie en toekomst.

We moedigen je aan om te solliciteren voor deze functie indien je een sterke match voelt met het takenpakket en onze waarden en visie. We waarderen initiatiefnemers en durvers. Go for it!

Introductie

Stegmann Belgium is een gespecialiseerd uitzend- en selectiekantoor, dat behoort tot de ManpowerGroup. Onze focus ligt op geschoolde en gespecialiseerde kandidaten.Voor ons kantoor in Geel zijn we op zoek naar een ervaren Office Manager. Als Kantoorverantwoordelijke draag je de eindverantwoordelijkheid voor je eigen vestiging: Je staat in voor de commerciële uitbouw van jouw kantoor, de organisatie van de kantoorwerking en het people management.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Klanten helpen is jouw passie. Je luistert naar hun noden en wensen en zoekt naar de beste oplossing. Je vindt nieuwe kansen en bent ons commercieel gezicht in jouw regio.
• Op basis van een correcte marktkennis- en analyse en door actieve prospectie en bijhorende klantenbezoeken bouw je jouw klantenportefeuille verder uit. Het opmaken van offertes en negotiatie over tarieven behoren hier ook bij.
• Je bent goed in het coachen en motiveren van een team. Samen ga je voor succes en bereik je jullie doelen op vlak van budget en kwaliteit. Je staat dicht bij de consultants van je team; je doet gezamenlijk ochtendoverleg, bespreekt prioriteiten en targets in teammeetings en je laat je consultants groeien.
• Je bent goed in sales en bouwt zo aan relaties op lange termijn met klanten, kandidaten en collega’s.
• Succes is een kwestie van doorzetten, daar geloof je in. Daarom ga je elke dag op zoek naar nieuwe vacatures, klanten en kandidaten en ondersteun je je team in de dagelijkse werking.

Wat breng jij mee?

Wij zijn op zoek naar een resultaatgerichte people manager: door jouw inbreng en gedrevenheid zorg je voor een groeiend kantoorresultaat en enthousiaste en gemotiveerde medewerkers die je naar een hoger niveau tilt. Je leidt je team naar het realiseren van zowel de persoonlijke als de bedrijfsdoelstellingen.

Je hebt ervaring in de uitzend- en/of rekruteringssector en bouwde doorheen jouw vorige werkervaring(en) een goede know-how van prospectie- en klantenbezoeken op.

Ons aanbod:

• Een uitdagende functie in een ambitieus team.
• Mogelijkheden om je vaardigheden verder te ontwikkelen via opleidingen en coaching
• Motiverende verloning i.f.v. kwalificaties
• Aangevuld met een zeer transparant commissie-systeem (CAO90, Warrants, bruto-bonus,. You name it, we have it!)
• Maaltijdcheques van €8, ecocheques
• Netto-onkostenvergoeding
• Firmawagen (Mercedes, zonder logo) + tankkaart
• Mogelijkheid tot leasefiets
• Hospitalisatie- + groepsverzekering (zonder eigen bijdrage)
• Smartphone (met abonnement) + laptop
• Flexibele werkuren en mogelijkheid tot thuiswerk
• 12 ADV-dagen + een zeer leuk (extra) verlof-systeem i.f.v. anciënniteit
• Leuke kleine attenties die een groot verschil maken
• Een werkplek om U tegen te zeggen

Geïnteresseerd?

Werken bij Stegmann is werken in een mensgerichte organisatie waarin je volledig jezelf kan zijn. Dankzij een professionele on-boarding, leuke teambuildings en memorabele personeelsfeesten, zal je al snel iedere collega bij naam kunnen noemen.

Ben jij de collega die we zoeken?

Aarzel niet en solliciteer vandaag nog via onderstaande knop t.a.v. Christoph Vermeulen. Stuur je cv en motivatiebrief. We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Geen reactie? Neem dan zeker telefonisch contact op! 0491/56.81.81.

Are you a master of multitasking with a flair for office management? Ready to bring your skills to the forefront of a leading global IT consultancy company located in Mechelen, Belgium? Look no further! We are on the hunt for an Office Manager to join our vibrant team. From orchestrating lunchtime delights to planning unforgettable events, this role is your ticket to excitement and impact. Ready to dive in and make your mark? Apply now and let's elevate together!

What will you do?

Are you ready to take center stage in orchestrating the seamless rhythm of our office environment? As an Office Manager at Plat4mation Belgium, you will play a crucial role in ensuring the smooth operation of our office environment.

Your responsibilities will include:

• Managing office supplies inventory and restocking essential items.
• Coordinating facility maintenance and repairs as needed.
• Handling incoming and outgoing mails, calls , packages, and deliveries.
• Setting up lunch arrangements and handling other office-related orders.
• Managing travel, mobility logistics, and overseeing company fleet operations.
• Overseeing general administrative tasks to maintain office efficiency.
• Organizing internal events in collaboration with the Fun Team and event organizations.
• Serving as the primary point of contact for office suppliers, ensuring timely delivery of necessary supplies.

We ask

• Optional experience in office management and/or event coordination.
• Part-time availability, 2 days of the week in the office in Mechelen. Possibility to work remote.
• Strong organizational skills and a flexible nature, with a "spider in the web" mentality to manage various tasks efficiently.
• Problem-solving abilities, a results-oriented mindset, and resilience in high-pressure situations.
• Keen attention to detail to ensure accuracy and precision in all tasks.
• Proficiency in English & Dutch is necessary. French is a big plus!

What’s in it for you

• Modern Laptop
• Transportation, internet and phone allowance
• Group insurance
• Medical insurance
• Digital meal vouchers
• Home office allowance
• Freedom to implement your own ideas and strategies
• A modern, flexible and multicultural workplace at an innovative and global company
• Being part of a fast-growing scale-up, meaning there is lots of room for creativity and innovation
• Global and intercultural character (we have over 30 nationalities!)

Our culture

Working at Plat4mation evolves around working from your internal drive to make a difference for people in combination with having fun. We always go the extra mile to deliver on what we promise! Joy is what connects us and what drives us to get the best out of ourselves. That’s why we host several Fun4U activities each year, diverse hackathons, drinks and inspiring knowledge sessions (check out our Instagram page!).

Your development is our number one priority. This means you get room to grow. We strongly believe that personal development and ambitions are key to our company’s success. Because when you keep learning, you continuously improve yourself. That’s why we coach you on the job, but also help you to explore and develop your interpersonal skills.

About Plat4mation

We are a global pure-play ServiceNow partner that makes work flow. Our goal is to boost workforce productivity and happiness by implementing solutions that provide great experiences and ensure work flows intelligently across and between organizations. Furthermore, we future-proof our solutions by enabling our customers to continually measure and improve performance.

Besides offering world-class ServiceNow Implementation and Managed Services, we provide thought leadership to strategically guide our customers to take full advantage of all ServiceNow capabilities. Our award-winning ServiceNow Application Development Services ensure we can transform any business need into a powerful digital business application.

Interested?

Do you accept the challenge? Do you think you fit the profile described above and have we made you enthusiastic? Please send your CV and motivation letter to or apply directly by filling out the form below.

MG Real Estate is een toonaangevend internationale vastgoed ontwikkelings- en investeringsbedrijf dat gespecialiseerd is in grootschalige logistieke projecten op toplocaties in Europa. Met een grensverleggende ondernemingszin creëert MG Real Estate innovatieve en hoogwaardige projecten voor bedrijven en de gemeenschap.

Zowel bij het omvormen van voormalige brownfield-locaties als het realiseren van duurzame stedenbouwkundige gebiedsontwikkelingen, creëren we dankzij onze expertise en oplossingsgerichte aanpak een duurzame meerwaarde binnen elk project. Met een strategische focus op België, de Nordics (Denemarken en Zweden), Frankrijk, Luxemburg en Nederland, blijven we onze aanwezigheid in Europa ambitieus verder uitbreiden.

WHAT’S IN A NAME?

Als Office Manager zal je binnen MG Real Estate verantwoordelijk zijn voor het onthaal en de receptie. Jij bent het visitekaartje van het bedrijf en maakt deel uit van het administratief backoffice team. Je taken zullen bestaan uit:

• Klanten verwelkomen, ontvangen en inschrijven, ook leveranciers verder helpen;
• IT-kennis is een must: je beheert het CRM-systeem en zal collega’s bijstaan met computer gerelateerde vragen;
• Je bent verantwoordelijk voor de telefonie, bestellen van marketing- & kantoorbenodigdheden, relatiegeschenken, .
• Allerhande administratieve en organisatorische taken zodat zaken op kantoor vlot verlopen en alle collega’s ondersteund worden waar nodig;
• Bestel- & facturatiebonnen opmaken ter ondersteuning van de boekhouding;
• Je staat de eventverantwoordelijke bij: het organiseren van events, uitsturen van uitnodigingen, opvolgen van registraties, plaatsen van bestellingen, klaarzetten van promotiemateriaal, .

WHO ARE WE LOOKING FOR?

We gaan op zoek naar iemand die dicht aanleunt bij volgende profielkenmerken:

• Je behaalde een Bachelor diploma in een administratieve richting of je hebt al een eerste relevante werkervaring;
• Je hebt een professionele houding en een hoge mate van integriteit;
• Confidentieel handelen en je flexibel opstellen bij wijzigende omstandigheden zijn belangrijk;
• Je kan snel schakelen, werken onder tijdsdruk en proactief, oplossingsgericht denken;
• Nederlands en Engels: verplicht, Frans is een plus;
• Goede kennis MS Office.

WHAT DO YOU GET IN RETURN?

• Een gevarieerde job met heel wat verantwoordelijkheden en de mogelijkheid om jezelf verder te ontwikkelen;
• Een aantrekkelijk loon aangevuld met extralegale voordelen;
• Je komt terecht in een jong en dynamisch team van hechte collega’s die je met open armen zullen ontvangen.

YES?

Ben je enthousiast na het lezen van deze vacature en sta je te popelen om bij MG Real Estate aan de slag te gaan?

Bezorg ons dan als de bliksem jouw CV via of geef ons onmiddellijk een seintje op het nummer 0471 92 35 28