11 Emplois pour Executive Assistant - Belgique

About the Role:

A global leader in healthcare is seeking a highly organized and detail-oriented Executive Assistant to support the GA&P EMEA Senior Directors.

Key Responsibilities:

Calendar Management

• Schedule meetings and appointments for senior directors.
• Track important dates and deadlines.
• Coordinate with the broader team to plan meetings and events.
• Follow up on budget-related tasks:
• Office budget tracking
• Department budget monitoring
• Expense management for senior directors

Communication

• Take and distribute notes from team meetings.
• Manage and update the GAP Brussels distribution list.
• Act as the primary point of contact for internal and external parties, including partners, stakeholders, Diegem site staff, and suppliers.
• Serve as liaison for stakeholders and external partners.

Travel Arrangements

• Organize all aspects of travel for the senior directors, including:
• Booking flights, accommodations, and transportation (home–airport–hotel) using Amex Travel.
• Preparing and distributing detailed travel itineraries through Amex or relevant travel providers.

Requirements:

• High School diploma or equivalent education required.
• 4–6 years of professional experience in an executive assistant or administrative support role.
• Excellent organizational and multitasking skills.
• Strong written and verbal communication abilities.
• High level of discretion and confidentiality.
• Proven ability to manage complex schedules, budgets, and travel arrangements.
• Fluent in English; knowledge of additional European languages is a plus.
• Comfortable working independently and collaboratively in a high-pressure environment.

Practical’s:

Location: Diegem, Belgium (On-site)

Duration: 6 months initially

Start Date: ASAP

Work Model: Full-time / Hybrid

Interested or know someone who might be?

Send your CV or inquiries to to apply or learn more.

Are you a highly organised, proactive, and enthusiastic executive assistant looking for your next challenge? For one of our international clients in the pharmaceutical sector, we are currently seeking an experienced Executive Assistant to support two senior directors working on EMEA level. In this hybrid role based in Brussels (European quarter), you will be instrumental in keeping day-to-day operations running smoothly and efficiently.

You will:

• Provide high-level administrative support to two senior directors.
• Be responsible for complex calendar management, coordinating meetings and tracking important deadlines.
• Handle office-related tasks such as budget follow-up, expense reporting, and basic office management duties.
• Act as the first point of contact for internal and external stakeholders (partners, suppliers, other offices, etc.).
• Arrange and coordinate international travel and prepare detailed itineraries.
• Maintain internal communication tools such as team distribution lists.
• Be a reliable and assertive team anchor, bringing structure and stability.
• Help manage shifting priorities and support projects with a flexible and solution-oriented mindset.
• Bring a hands-on, entrepreneurial spirit – someone who enjoys making things work even when processes are not crystal clear.

Your background:

• You have proven experience of 4 to 6 years in a similar executive or management assistant role.
• You thrive in a fast-paced, high-level international environment.
• You are a confident communicator and fluent in English, both spoken and written.
• You’re organised, resourceful, assertive, and can handle sensitive information with discretion.
• You love to anticipate needs, take initiative, and bring calm and structure.
• You’re flexible, proactive, and solution-driven.
• You’re based within commuting distance from Brussels and can work at least 3 days/week onsite.
• You’re available ASAP and until 31 December 2025.
• Full-time (100%) is ideal, but 80% can be considered.
• You don’t mind juggling several tasks at once and can easily shift gears when needed.

The offer:

• A long-term consultancy assignment (outsourcing) on behalf of Arcadius, running until the end of 2025, with a real possibility of extension
• A dynamic and international setting with room for initiative.
• A hybrid work model (minimum 3 days onsite in Brussels).
• A role with real impact in supporting senior leadership.
• The chance to join a company that truly makes a difference in people’s lives.
• A monthly salary of up to €3,700 gross, depending on your experience and skills.
• A comprehensive package of extra-legal benefits, including: Meal vouchers, Group and hospitalisation insurance, Telework allowance, Full reimbursement of public transport, Bonus scheme, 33 days of paid leave

Ben jij een proactieve, discrete en energieke professional die floreert in een dynamische omgeving? Heb je een scherp oog voor detail, uitstekende organisatorische vaardigheden en weet je altijd drie stappen vooruit te denken? Dan is deze functie van Executive Assistant helemaal iets voor jou!

Je nieuwe job in 't kort

Als Executive Assistant van onze CEO ben jij de rechterhand van de top van onze organisatie. Je hebt altijd een vinger aan de pols, denkt vooruit en zorgt ervoor dat alles efficiënt en nauwkeurig verloopt, zodat de CEO zich volledig kan richten op strategische besluitvorming en groei.

Wat zijn jouw verantwoordelijkheden?

• Voorbereiden en organiseren van (bestuurs)vergaderingen zoals het opmaken van presentaties, verslagen en notuleren bij deze vergaderingen.
• Ondersteunen van het directiecomité bij strategische projecten en ad-hoc taken, zoals het verzamelen en analyseren van data, projectcoördinatie en documentbeheer.
• Coördineren van de communicatie tussen de CEO en interne en externe stakeholders
• Bewaken van deadlines, prioriteiten en vertrouwelijke informatie

Iets voor jou?

• Bachelor- of masterdiploma in een relevante studie (bv finance, bedrijfskunde, rechten, communicatie)
• Minimaal 10 jaar ervaring als executive assistant of in een gelijkaardige functie
• Discretie en ervaring in het omgaan met vertrouwelijke informatie
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden
• Uitstekende beheersing van het Nederlands
• Flexibiliteit en een proactieve werkhouding
• Ervaring met Microsoft 365 en moderne communicatietools

Wat je ervoor terugkrijgt

• Een sleutelrol binnen een ambitieuze en groeiende organisatie
• Directe samenwerking met de CEO en het managementteam
• Een marktconform salaris en uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei
• 34 verlofdagen en glijdende werkuren
• Een inspirerende werkomgeving met gedreven collega’s

EXECUTIVE ASSISTANT TO THE CEO (AI-DRIVEN PROJECT & ADMIN SUPPORT)

Indefinite contract – fulltime (M/F/X)

Company: nanoGrid

Location: Erembodegem, Belgium

About nanoGrid:

nanoGrid is at the forefront of energy intelligence and sustainability monitoring. We deploy smart metering solutions and cutting-edge software to turn real-time utility data into actionable insights for asset owners across Europe. As we scale, we are looking for a reliable and tech-savvy Executive Assistant who will work directly with our CEO to ensure operational efficiency and seamless follow-up of all running projects.

About the Role:

We are seeking an Executive Assistant who is deeply comfortable with technology, structured in their approach, and ready to become the CEO's administrative right hand. This is not a business development or senior strategy role—it is a highly operational and detail-focused position that supports execution across our fast-growing business.

Key Responsibilities:

• Act as the administrative right hand of the CEO and ensure structured follow-up of daily priorities and tasks.
• Keep track of all ongoing projects and tasks across teams using tools like JIRA, Notion, or similar project management platforms.
• Maintain accurate records of meeting summaries using AI tools (Otter, Fireflies, etc.) and ensure actions are followed up.
• Sit down with the CEO (up to 3x/day) to align on the current status of projects, next steps, and deadlines.
• Monitor lead generation pipelines and ensure all prospects are being followed up administratively (no sales calls).
• Support the automation of repetitive workflows using AI, and ensure implementation of AI across administrative processes.
• Help prepare documentation, schedules, internal reporting, and follow-up messages as needed.

You are:

• Detail-oriented and organized with strong administrative instincts.
• Tech-savvy, curious, and willing to learn new tools and AI platforms.
• Fluent in English and Dutch (French is a plus).
• A doer: proactive, hands-on, and comfortable working in a fast-paced startup environment.
• Highly reliable and discrete, with strong ownership.

You have:

• Experience using AI tools like ChatGPT, Claude, Fireflies, Notion AI, etc.
• Experience using project/task management platforms such as Jira, Trello, Asana, or Notion.
• Minimum 2 years of relevant work experience in an assistant, coordinator, or operational support role.

What we offer:

• A front-row seat in a fast-growing European scale-up
• Daily learning on the intersection of energy tech and AI
• A small but passionate and dynamic team
• Flexibility in work setup and the opportunity to make a real difference

How to Apply: Please send your CV and a short motivation (in English) to or reach out via LinkedIn. A cover letter is not required, but appreciated.

Note: High-level strategic profiles looking for a managerial or business development role don’t need to apply. We are looking for a loyal and structured executor who thrives on enabling others to perform better.

Une opportunité polyvalente au cœur des opérations

Notre partenaire, acteur international de référence dans son secteur, recherche un(e) Executive & Office Support Specialist pour rejoindre son équipe locale basée à Bruxelles. Véritable pivot organisationnel, vous serez le garant du bon fonctionnement quotidien du bureau et apporterez un soutien précieux à la direction et aux collaborateurs.

Dans ce rôle varié, vous combinerez coordination des services généraux, support administratif de haut niveau et assistance sur des volets RH et financiers. Une fonction clé, au contact de tous, qui exige proactivité, sens du service et excellente organisation.

Vos responsabilités

Facilities & Office Management

• Être le premier point de contact pour toutes les questions liées aux infrastructures et aux services généraux.
• Gérer les stocks de fournitures et veiller à ce que le bureau reste un environnement accueillant, fonctionnel et bien organisé.
• Coordonner la logistique des réunions internes et externes (salles, matériel, catering).

Support administratif & direction

• Assurer le lien administratif entre la Direction Pays et les équipes internes.
• Gérer les agendas et voyages, organiser les déplacements professionnels.
• Suivre et traiter la boîte mail générale ainsi que le courrier entrant (factures, rappels, correspondances).
• Préparer et mettre en forme les communications internes et externes (notes, présentations, rapports).

HR & Finance Support

• Contribuer au suivi administratif RH (politiques voiture & GSM, dossiers collaborateurs, etc.).
• Soutenir l’équipe Finance dans la gestion de la boîte mail et le suivi des rappels de paiement clients.

Votre profil

• Vous disposez d’une expérience confirmée dans un rôle de support administratif, office management ou facility.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation, votre rigueur et votre sens du détail.
• Vous aimez les fonctions polyvalentes où la priorité est de rendre les choses fluides et efficaces.
• Vous êtes à l’aise avec MS Office ; une connaissance de SAP ou d’outils similaires est un atout.
• Vous communiquez aisément en français et néerlandais ; l’anglais est un plus.
• Vous combinez discrétion, professionnalisme et esprit d’équipe.

Pourquoi rejoindre notre partenaire ?

• Un rôle visible et stratégique, directement lié à la Direction.
• Une fonction variée, où aucune journée ne se ressemble.
• La possibilité d’évoluer dans un groupe international solide et en croissance.
• Un package salarial compétitif assorti d’avantages extra-légaux attractifs.

Do you have an eye for detail and a passion for structure? Wanaka Partners is looking for a Financial & Administrative Support to join our team at our office in Wilrijk (Antwerp). In this versatile role, you will support both our Finance team and Property Managers in the financial and administrative follow-up of a diverse portfolio of real estate assets — including offices, retail, senior housing, warehousing, and hotels.

You will receive a thorough onboarding to help you navigate our systems, tools, and way of working. From there, you’ll play a key role in keeping our operations running smoothly and efficiently.

Your responsibilities

• Managing the general financial administration of the properties (via our software tool);
• Tenant follow-up and accounts receivable: monitoring rental payments, advance payments, indexations, guarantees, and sending payment reminders and actively calling tenants when necessary to ensure timely payments;
• Managing email inboxes of multiple property files and ensuring accurate follow-up of communications with tenants, suppliers, and owners;
• Preparing and following up on service charge settlements, property tax distributions, etc.;
• Processing incoming e-invoices from suppliers and allocating them correctly to tenants or landlords;
• Taking charge of the administrative management of small building portfolios (e.g. small offices or retail units);
• Preparing payments to suppliers and contractors.

What makes this role exciting?

• A varied, hands-on role with real responsibilities from day one — ideal for anyone looking to kick-start a career in finance or real estate.
• A full-time position with long-term growth opportunities in a solid and fast-evolving company.
• A supportive, people-first team culture where collaboration and learning go hand in hand.
• In-depth training, both internally and externally with no prior experience required, just your motivation.
• A chance to work on diverse and tangible real estate projects that have real impact.

What we're looking for

• You hold a Bachelor’s degree in Accountancy-Fiscality or a similar field (or will graduate soon);
• No prior experience required – we value motivation and eagerness to learn;
• You are perfectly bilingual in Dutch and French; knowledge of English is a plus;
• You are organised, detail-oriented, and communicate in a clear and professional way;
• You have a genuine interest in real estate;
• You can work independently as well as in a team;
• You are proficient with Outlook, Excel, and Word.

Wan(n)a join our team?

Apply today and take your first step into the world of real estate with Wanaka Partners. Resumes and motivation letters can be submitted using the contact form below or sent directly to We look forward to hearing from you!

Fluxys is een internationale energieinfrastructuurgroep met 1.400 personeelsleden actief in gasvervoer en -opslag en terminalling van vloeibaar aardgas.

Als purpose-gedreven bedrijf engageren we ons om snel te schakelen naar een koolstofneutrale wereld. We verkennen nieuwe technologieën en we investeren in infrastructuur om waterstof, biomethaan, CO2 en andere moleculen voor een klimaatneutrale toekomst te vervoeren.

Kathodische bescherming is een techniek om ondergrondse stalen leidingstructuren tegen externe corrosie te beschermen en vormt een essentieel element voor de integriteit van ons leidingennetwerk. De toepassing van de kathodische bescherming is nog in volle evolutie, waardoor technologieën en werkwijzen steeds naar laatste inzichten worden aangepast.

Job purpose

Als administratieve draaischijf verwerk je de gecentraliseerde aanvragen en behartig je de logistieke en administratieve aspecten van onze afdeling. Je bent het aanspreekpunt voor vragen in je domein. Zo draag je actief bij in en waak je mee over de efficiëntie en kwaliteit van de administratieve processen en identificeer je mogelijkheden tot verbetering.

Je Job

• Je ondersteunt de KB-techniekers bij de administratieve voorbereiding van de projecten en verzorgt de verwerking van de reporting. Dit behelst de meldingen en aanvragen bij het meldpunt voor grondwerken ,reservatie van materiaal, administratie van de bestellingen, correct klassement van documenten.
• Je verwerkt en verdeelt de aanvragen die centraal binnenkomen (o.a. beheer mailbox, telefonische oproepen,.). Je volgt waar nodig op of de nodige acties worden genomen.
• Je bent het aanspreekpunt inzake personeelsadministratie, zowel voor onze HR-afdeling als voor de collega’s.
• Je ondersteunt de kwalitatieve opmaak van meetrapporten, maandrapporten, etc.
• Hiervoor maak je ook indicatoren op, o.a. met betrekking tot onze veiligheidsdoelstellingen.
• Je zorgt ervoor dat onze veiligheidsdossiers actueel blijven en je volgt het beheer van de opleidingen op. Je helpt tevens mee aan de opmaak en opvolging van de budgetten en bij het uitwerken van instructies en procedures.
• Kortom, je verzekert een nauwgezette administratieve opvolging en registratie in onze processen en werkt mee aan het uitbouwen en onderhouden van een documentbeheersysteem (klassement).

Je profiel

• Je hebt een administratieve opleiding.
• Affiniteit met technische omgevingen is een pluspunt.
• Je werkt snel, nauwkeurig en hebt oog voor detail.
• Je bent communicatief sterk en kan goed samenwerken met verschillende teams.
• Je spreekt Nederlands en/of Frans. Kennis van het Engels is een pluspunt.
• Je hebt ervaring met documentbeheer en administratieve opvolging. Affiniteit met ICT-applicaties (MS-office, Sharepoint, .), kennis van SAP & Coupa zijn een pluspunt.

Meer info

Contacteer Benjamin De Mey ( ) voor meer informatie.

Fluxys est un groupe international d'infrastructure énergétique comptant 1.400 collaborateurs, actif dans le transport et le stockage de gaz, ainsi que dans le terminalling de gaz naturel liquéfié.

En tant qu’entreprise guidée par sa mission, nous nous engageons pleinement à accélérer la transition vers un monde neutre en carbone. Nous explorons de nouvelles technologies et investissons dans des infrastructures pour transporter l’hydrogène, le biométhane, le CO2 et d’autres molécules en vue d’un avenir climatiquement neutre.

La protection cathodique est une technique destinée à protéger les structures en acier souterraines contre la corrosion externe, et constitue un élément essentiel de l'intégrité de notre réseau de canalisations. L’application de cette technique est en constante évolution, ce qui implique une adaptation continue des technologies et des méthodes aux connaissances les plus récentes.

Votre mission

En tant que point d’entrée administratif, vous traitez les demandes centralisées et vous assurez les aspects logistiques et administratifs de notre département. Vous êtes le point de contact pour toutes les questions relatives à votre domaine. De cette manière, vous contribuez activement à l'efficacité et à la qualité des processus administratifs, tout en identifiant des pistes d’amélioration.

Vos responsabilités

• Vous soutenez les techniciens de protection cathodique dans la préparation administrative des projets et dans le traitement des rapports. Cela comprend notamment les notifications et demandes auprès du service de déclaration des travaux au sol, la réservation de matériel, l’administration des commandes, le classement correct des documents.
• Vous traitez et répartissez les demandes reçues de manière centralisée (gestion de la boîte mail, appels téléphoniques, etc.). Vous assurez le suivi nécessaire pour garantir que les actions requises soient prises.
• Vous êtes la personne de contact pour l’administration du personnel, tant pour notre département RH que pour vos collègues.
• Vous contribuez à l’élaboration qualitative des rapports de mesures, des rapports mensuels, etc.
• Vous créez également des indicateurs, notamment en lien avec nos objectifs en matière de sécurité.
• Vous veillez à ce que les dossiers de sécurité soient constamment à jour et vous assurez le suivi de la gestion des formations. Vous participez également à l’élaboration et au suivi des budgets ainsi qu’à la rédaction d’instructions et de procédures.
• En résumé, vous assurez un suivi administratif rigoureux et une traçabilité dans nos processus, et vous contribuez au développement et à la maintenance d’un système de gestion documentaire (classement).

Votre profil

• Vous avez une formation à orientation administrative.
• Une affinité avec les environnements techniques est un atout.
• Vous travaillez de manière rapide, rigoureuse et avec une grande attention au détail.
• Vous avez de solides compétences en communication et vous collaborez aisément avec diverses équipes.
• Vous parlez néerlandais et/ou français. La connaissance de l’anglais est un plus.
• Vous avez de l’expérience dans la gestion documentaire et le suivi administratif. Une affinité avec les applications informatiques (MS Office, SharePoint, etc.) ainsi qu’une connaissance de SAP & Coupa sont des atouts.

Plus d'infos

Contactez Benjamin De Mey ( ) pour plus d'informations.

La société

L’art de construire demain

En tant que groupe familial, nous sommes acteur du changement dans le secteur de la construction, avec ambition et responsabilité.

L’humain, l’innovation et la sobriété sont nos priorités. Nous valorisons les talents pour assurer une excellence opérationnelle et misons sur de nouvelles méthodes de construction. Engagés pour un avenir durable co-construit avec nos clients et partenaires, notre écosystème intégré favorise un impact positif sur l’environnement et la société. Ainsi, nous aspirons à devenir un pilier incontournable de la construction de demain.

En plaçant la confiance et le bien-être au cœur de notre démarche, nous sommes fiers de transformer chaque projet en un levier de progrès collectif.

Fonction

Vous êtes organisé, rigoureux et le monde de la mobilité vous parle ? Rejoignez notre équipe Fleet et devenez notre futur assistant administratif Fleet & Support (temps partiel).

Vos responsabilités:

• Support administratif complet de nos véhicules de leur entrée à leur sortie ;
• Lors de l’achat de nouveaux véhicules, vous orchestrez son immatriculation, l’encodage dans nos différents outils internes et auprès de nos partenaires, et bien plus encore.
• Avec le Fleet manager, vous êtes le point de contact central pour les questions liées au véhicules pour leur gestion et suivi quotidien (liste non exhaustive):
• Gérer les cartes carburants (perte, oubli code, renouvellement, etc. ;
• Assurer le suivi en cas d’incidents (accidents, de dégâts, de panne) et coordonnées les démarches nécessaires ;
• Vérifier et suivre la facturation de la flotte en collaboration avec le service comptabilité;
• Préparation de différents rapports et listings (ATN, etc) ;
• Vous assurez la sortie du véhicule dans ses différents aspects : gestion logistique, radiation des plaques d’immatriculation, faire sortir le véhicule auprès de nos différents partenaires (assurance, pneus, carte de recharge.), etc.;
• Vous apportez un soutien administratif à d'autres équipes : aide à la réception, aide lors d’évènements, etc.

Profil

• Au minimum un diplôme de secondaire ;
• Bilingue (français, néerlandais) ;
• Rigoureux, autonome et flexible avec un bon sens de l’organisation ;
• Bonne communication, orienté client ;
• Très bonne connaissance de MS Office, avec une affinité avec les logiciels informatiques ;
• Flexible entre autres en terme de localisation (déplacements) ;
• Permis B;
• Une première expérience dans une fonction administrative est un atout.

Offre

Un contrat à temps partiel avec une rémunération compétitive en rapport avec votre expérience, complétée d’avantages extra-légaux attractifs.

L’opportunité de rejoindre une entreprise de construction des plus renommées, à l’actionnariat toujours à 100% familial.

CIT Blaton recrute sur la base des compétences. Nous défendons l'égalité des chances pour toutes les personnes ainsi que la diversité dans nos équipes.

Interessé ?

Envoyez-nous votre CV et votre lettre de motivation.