1 Emplois pour Office Assistant - Belgique
Office Manager / Assistant(e) de Direction
9000 Gent
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Publié il y a 20 jours
Emploi consulté
Description De L'emploi
Notre client, une PME dynamique dans le secteur des technologies, recherche un(e) Office Manager / Assistant(e) de Direction polyvalent(e) et organisé(e) pour gérer efficacement les opérations du bureau et soutenir la direction à Ghent . Ce rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise et offrir un soutien administratif de haut niveau.
En tant qu'Office Manager / Assistant(e) de Direction, vous serez le point de contact principal pour de nombreuses demandes internes et externes. Vous serez responsable de l'organisation logistique, de la gestion administrative, du support aux équipes et de l'interface avec la direction.
Vos responsabilités principales incluront :
Profil recherché :
Ce poste, basé à Ghent , propose une formule hybride combinant travail au bureau et possibilité de télétravail, offrant ainsi flexibilité et équilibre.
En tant qu'Office Manager / Assistant(e) de Direction, vous serez le point de contact principal pour de nombreuses demandes internes et externes. Vous serez responsable de l'organisation logistique, de la gestion administrative, du support aux équipes et de l'interface avec la direction.
Vos responsabilités principales incluront :
- Gestion de l'accueil physique et téléphonique, orientation des visiteurs et traitement du courrier.
- Organisation et planification des rendez-vous, des réunions et des déplacements de la direction et des équipes.
- Gestion de l'agenda et coordination des plannings.
- Préparation des documents, présentations et comptes-rendus de réunions.
- Organisation logistique des événements d'entreprise (séminaires, team building, etc.).
- Gestion des fournitures de bureau, des stocks et des commandes auprès des prestataires.
- Suivi des factures fournisseurs et préparation des éléments pour la comptabilité.
- Mise à jour des bases de données et gestion des dossiers administratifs.
- Support administratif général aux différentes équipes (rédaction de courriers, recherche d'informations, etc.).
- Contribution à l'amélioration des processus administratifs et à l'optimisation des flux de travail.
- Maintien d'un environnement de travail agréable et fonctionnel.
- Veiller à la bonne circulation de l'information au sein de l'entreprise.
- Assurer la liaison avec les différents services et interlocuteurs externes.
Profil recherché :
- Diplôme de l'enseignement secondaire supérieur (type secrétariat, gestion, langues) ou expérience équivalente.
- Expérience confirmée (minimum 3 ans) dans une fonction similaire (Office Management, secrétariat de direction, assistant(e) administratif(ve) expérimenté(e)).
- Excellentes compétences organisationnelles, rigueur et sens des priorités.
- Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et aisance avec les outils de communication digitale.
- Très bonnes capacités relationnelles et d'écoute, diplomatie et discrétion.
- Autonomie, proactivité et capacité à anticiper les besoins.
- Bonne expression écrite et orale en français et en néerlandais.
- La connaissance de l'anglais est un plus.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler sous pression.
- Dynamisme et esprit d'initiative.
Ce poste, basé à Ghent , propose une formule hybride combinant travail au bureau et possibilité de télétravail, offrant ainsi flexibilité et équilibre.
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