84 Emplois pour Services administratifs - Zaventem
Responsable Support Administratif et Opérationnel
1000 Brussels
WhatJobs
Publié il y a 12 jours
Emploi consulté
Description De L'emploi
Notre client, une société de services internationale, est à la recherche d'un Responsable Support Administratif et Opérationnel expérimenté pour gérer et optimiser les fonctions de support au sein de ses bureaux de Bruxelles, Brussels-Capital Region, BE . Vous serez responsable de la supervision d'une équipe d'assistants administratifs et de coordonner les opérations quotidiennes afin d'assurer une efficacité maximale et une expérience positive pour les employés et les visiteurs. Vos missions incluront la gestion des calendriers complexes, l'organisation des réunions et des événements, la préparation des présentations, la gestion des déplacements, le suivi des budgets administratifs et l'optimisation des processus internes. Une connaissance approfondie des outils bureautiques (suite Office, G Suite) et des systèmes de gestion des tâches est indispensable. Vous devrez faire preuve d'une grande rigueur, d'un sens de l'organisation exceptionnel, d'une capacité à gérer les priorités et d'excellentes compétences en communication interpersonnelle. Vous serez également en charge de la gestion des relations avec les fournisseurs de services (facilities management, maintenance, fournitures de bureau). Une expérience préalable dans un rôle de management d'équipe de support ou d'assistant exécutif senior est requise. Le poste implique un modèle de travail hybride, offrant la possibilité de télétravailler une partie de la semaine tout en maintenant une présence régulière au bureau pour superviser l'équipe et coordonner les activités opérationnelles.
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Spécialiste Support Administratif à Distance
1000 Brussels
WhatJobs
Publié il y a 17 jours
Emploi consulté
Description De L'emploi
Dans le cadre de la croissance de nos activités, notre client recherche un Spécialiste Support Administratif à Distance hautement organisé et proactif pour rejoindre son équipe dédiée. Ce poste entièrement en télétravail vous permettra de mettre à profit vos compétences organisationnelles exceptionnelles depuis le confort de votre domicile, tout en contribuant à l'efficacité opérationnelle de l'entreprise. Vous serez responsable de la gestion d'un large éventail de tâches administratives, incluant la planification des réunions virtuelles, la gestion des correspondances, le traitement des documents, la maintenance des bases de données et le support aux équipes internes via divers canaux de communication numériques. La capacité à travailler de manière autonome, à gérer les priorités et à maintenir une communication fluide avec les collègues, où qu'ils se trouvent, est primordiale.
Vos missions incluront :
Profil recherché :
Si vous êtes une personne méticuleuse, fiable et désireuse d'évoluer dans un environnement de travail flexible et moderne, cette opportunité est faite pour vous. Postulez dès maintenant pour rejoindre notre équipe.
Vos missions incluront :
- Planification et coordination d'agendas complexes et de réunions virtuelles.
- Gestion efficace de la messagerie électronique professionnelle, du courrier et des appels téléphoniques (en fonction des outils disponibles).
- Préparation, mise en forme et classement de documents, présentations et rapports.
- Mise à jour et maintenance des bases de données clients et internes.
- Assurer un support administratif de premier niveau aux différentes équipes (RH, Finance, Opérations).
- Organisation et archivage numérique des documents importants.
- Gestion des processus de commande de fournitures de bureau à distance.
- Coordination des déplacements virtuels ou physiques si nécessaire.
- Participation à l'amélioration des processus administratifs en télétravail.
- Maintien d'une communication proactive et claire avec tous les membres de l'équipe et les parties prenantes externes.
Profil recherché :
- Expérience confirmée en tant qu'assistant administratif, office manager ou rôle similaire.
- Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
- Maîtrise des outils bureautiques courants (Microsoft Office Suite, Google Workspace) et des plateformes de collaboration à distance (Zoom, Teams, Slack).
- Forte aptitude à la communication écrite et orale.
- Capacité à travailler de manière autonome, avec une grande rigueur et discrétion.
- Proactivité, sens de l'initiative et capacité à anticiper les besoins.
- Excellent niveau de français ; la connaissance d'autres langues est un atout.
- Disposer d'un environnement de travail à domicile adéquat et d'une connexion internet fiable.
Si vous êtes une personne méticuleuse, fiable et désireuse d'évoluer dans un environnement de travail flexible et moderne, cette opportunité est faite pour vous. Postulez dès maintenant pour rejoindre notre équipe.
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1
Gestionnaire de Bureau et Support Administratif Expert
3000 Leuven, Vlaams Brabant
WhatJobs Direct
Publié il y a 2 jours
Emploi consulté
Description De L'emploi
Notre client, une société de services innovants, est à la recherche d'un Gestionnaire de Bureau et Support Administratif Expert pour un poste entièrement en télétravail. Ce rôle stratégique demande une organisation rigoureuse et une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, avec un ancrage idéal dans la région de Leuven, Flemish Brabant, BE .
Vos responsabilités comprendront la gestion efficace de l'ensemble des opérations administratives du bureau, incluant la gestion des agendas, la planification des réunions et des déplacements, ainsi que la coordination de la correspondance entrante et sortante. Vous assurerez la gestion des fournitures de bureau, la maintenance des locaux (en coordination avec les prestataires externes) et la mise en place de processus administratifs optimisés. Le traitement des factures fournisseurs, le suivi des paiements clients et la préparation des rapports financiers de base feront partie de vos attributions. Vous serez le premier point de contact pour les visiteurs, les appels téléphoniques et les courriels, en assurant un accueil professionnel et courtois. L'organisation d'événements internes (séminaires, team building virtuels) et la gestion de bases de données clients seront également de votre ressort. Vous collaborerez étroitement avec les différents départements pour assurer le bon fonctionnement des activités quotidiennes et apporter un soutien administratif proactif aux équipes. La mise en place et le suivi de projets d'amélioration des processus administratifs seront encouragés.
Pour exceller dans ce rôle, vous possédez une solide expérience en tant qu'assistant(e) de direction, gestionnaire de bureau ou dans une fonction administrative similaire. Une formation dans le domaine de l'administration, de la gestion ou du secrétariat est un atout. Vous maîtrisez parfaitement la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et avez une aisance avec les outils de gestion de projet et les logiciels CRM. Une excellente organisation, une grande rigueur, un sens aigu des priorités et une discrétion absolue sont indispensables. Vous disposez d'excellentes compétences en communication écrite et orale, ainsi que d'une capacité à résoudre les problèmes de manière autonome et efficace, qualités essentielles pour le travail à distance. La polyvalence, la proactivité et une attitude positive face aux défis sont également requises. La maîtrise du néerlandais et de l'anglais est fortement souhaitée. Ce poste offre l'opportunité de jouer un rôle central dans l'organisation et d'évoluer au sein d'une entreprise dynamique.
Vos responsabilités comprendront la gestion efficace de l'ensemble des opérations administratives du bureau, incluant la gestion des agendas, la planification des réunions et des déplacements, ainsi que la coordination de la correspondance entrante et sortante. Vous assurerez la gestion des fournitures de bureau, la maintenance des locaux (en coordination avec les prestataires externes) et la mise en place de processus administratifs optimisés. Le traitement des factures fournisseurs, le suivi des paiements clients et la préparation des rapports financiers de base feront partie de vos attributions. Vous serez le premier point de contact pour les visiteurs, les appels téléphoniques et les courriels, en assurant un accueil professionnel et courtois. L'organisation d'événements internes (séminaires, team building virtuels) et la gestion de bases de données clients seront également de votre ressort. Vous collaborerez étroitement avec les différents départements pour assurer le bon fonctionnement des activités quotidiennes et apporter un soutien administratif proactif aux équipes. La mise en place et le suivi de projets d'amélioration des processus administratifs seront encouragés.
Pour exceller dans ce rôle, vous possédez une solide expérience en tant qu'assistant(e) de direction, gestionnaire de bureau ou dans une fonction administrative similaire. Une formation dans le domaine de l'administration, de la gestion ou du secrétariat est un atout. Vous maîtrisez parfaitement la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et avez une aisance avec les outils de gestion de projet et les logiciels CRM. Une excellente organisation, une grande rigueur, un sens aigu des priorités et une discrétion absolue sont indispensables. Vous disposez d'excellentes compétences en communication écrite et orale, ainsi que d'une capacité à résoudre les problèmes de manière autonome et efficace, qualités essentielles pour le travail à distance. La polyvalence, la proactivité et une attitude positive face aux défis sont également requises. La maîtrise du néerlandais et de l'anglais est fortement souhaitée. Ce poste offre l'opportunité de jouer un rôle central dans l'organisation et d'évoluer au sein d'une entreprise dynamique.
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2
Gestionnaire de Dossiers Locaux - Support Administratif International
3000 Leuven, Vlaams Brabant
WhatJobs
Publié il y a 7 jours
Emploi consulté
Description De L'emploi
Notre client, une organisation internationale dynamique œuvrant dans le secteur de la coopération et du développement, recherche un Gestionnaire de Dossiers Locaux pour renforcer son équipe administrative, entièrement à distance.
Vous serez le point de contact principal pour la gestion administrative et organisationnelle des projets locaux, assurant la fluidité des opérations et la bonne tenue des archives.
Vos missions principales comprendront :
Profil recherché :
Ce poste basé à Leuven, Flemish Brabant, BE , est entièrement en télétravail, offrant une grande flexibilité géographique. Nous valorisons la diversité et encourageons les candidatures de tous horizons.
Vous serez le point de contact principal pour la gestion administrative et organisationnelle des projets locaux, assurant la fluidité des opérations et la bonne tenue des archives.
Vos missions principales comprendront :
- Traitement et suivi des correspondances entrantes et sortantes, y compris la gestion des emails et du courrier postal virtuel.
- Organisation et planification d'événements virtuels (réunions, webinaires, formations) : réservation de plateformes, préparation de supports, invitation des participants.
- Gestion des bases de données : mise à jour régulière des informations sur les contacts, les projets et les activités.
- Préparation et mise en forme de documents divers : rapports, présentations, comptes rendus de réunions, courriers officiels.
- Assistance à la gestion des budgets des projets : suivi des dépenses, préparation des demandes de paiement, rapprochements bancaires simples.
- Organisation et archivage numérique des documents importants selon les procédures établies.
- Support logistique pour les voyages du personnel (réservations de vols, hôtels, visas) lorsque nécessaire et réalisable à distance.
- Communication interne et externe avec les parties prenantes (partenaires, bénéficiaires, membres du personnel).
- Veille et mise à jour des procédures administratives internes.
- Participation proactive à l'amélioration des processus et à l'adoption de nouvelles outils numériques.
Profil recherché :
- Expérience significative dans un poste administratif polyvalent, idéalement dans un contexte international ou associatif.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Suite Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook; Google Workspace : Docs, Sheets, Slides).
- Très bonnes compétences organisationnelles, rigueur et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Autonomie, proactivité et sens aigu du service client.
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en français.
- Une bonne maîtrise de l'anglais est indispensable pour la communication avec les équipes internationales.
- Familiarité avec les outils de visioconférence (Zoom, Teams, Google Meet) et les plateformes de gestion de projet collaboratives (Trello, Asana, etc.).
- Capacité à travailler efficacement de manière autonome et à distance, en respectant les délais.
- Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.
Ce poste basé à Leuven, Flemish Brabant, BE , est entièrement en télétravail, offrant une grande flexibilité géographique. Nous valorisons la diversité et encourageons les candidatures de tous horizons.
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3
Gestionnaire de Bureau et Support Administratif Senior
3000 Leuven, Vlaams Brabant
WhatJobs
Publié il y a 10 jours
Emploi consulté
Description De L'emploi
Notre client recherche activement un Gestionnaire de Bureau et Support Administratif Senior pour son siège situé à Leuven, Flemish Brabant, BE . Ce rôle clé est essentiel au bon fonctionnement quotidien de nos opérations. Vous serez responsable de l'organisation générale du bureau, de la gestion des tâches administratives complexes, et du soutien aux équipes dans leurs diverses fonctions. Une approche méticuleuse, une grande autonomie et d'excellentes compétences organisationnelles sont indispensables.
Vos missions principales comprendront :
Le profil idéal est celui d'un professionnel rigoureux, proactif et discret, capable de gérer plusieurs tâches simultanément avec une grande attention aux détails. Une excellente maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office Suite, Google Workspace) et une capacité d'adaptation rapide sont primordiales. Vous devrez être un excellent communicant, tant à l'écrit qu'à l'oral, et posséder une forte aptitude à résoudre les problèmes.
Qualifications Requises :
Nous offrons un poste stable dans une entreprise reconnue, avec des responsabilités stimulantes et la possibilité de contribuer activement au succès de l'organisation. Si vous êtes à la recherche d'un rôle où vous pourrez mettre à profit votre sens de l'organisation et votre professionnalisme, rejoignez-nous.
Vos missions principales comprendront :
- Superviser et coordonner les activités administratives quotidiennes du bureau.
- Gérer l'accueil des visiteurs, le standard téléphonique et la gestion du courrier entrant et sortant.
- Organiser et planifier les réunions, les déplacements professionnels et les événements d'entreprise.
- Préparer et suivre les ordres du jour, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions décidées.
- Gérer les fournitures de bureau, les stocks et passer les commandes nécessaires.
- Assister dans la préparation des présentations, rapports et autres documents internes.
- Tenir à jour les bases de données et les systèmes de classement de manière rigoureuse.
- Gérer la relation avec les prestataires externes (nettoyage, maintenance, fournisseurs).
- Apporter un soutien administratif aux différents départements et à la direction.
- Mettre en place et optimiser les procédures administratives pour améliorer l'efficacité.
- Veiller à la bonne gestion des agendas et des plannings du personnel dirigeant.
- Contribuer à l'amélioration de l'environnement de travail et au bien-être des employés.
- Gérer la petite caisse et le suivi des notes de frais.
- Participer à des projets transversaux nécessitant un support administratif.
Le profil idéal est celui d'un professionnel rigoureux, proactif et discret, capable de gérer plusieurs tâches simultanément avec une grande attention aux détails. Une excellente maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office Suite, Google Workspace) et une capacité d'adaptation rapide sont primordiales. Vous devrez être un excellent communicant, tant à l'écrit qu'à l'oral, et posséder une forte aptitude à résoudre les problèmes.
Qualifications Requises :
- Diplôme de l'enseignement supérieur en administration, secrétariat ou domaine similaire.
- Minimum 4 ans d'expérience confirmée dans un rôle similaire, idéalement en gestion de bureau ou en tant qu'assistant(e) de direction.
- Maîtrise parfaite de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des outils collaboratifs.
- Excellentes compétences organisationnelles et gestion du temps.
- Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.
- Sens aigu du service client interne et externe.
- Discrétion et professionnalisme dans le traitement des informations confidentielles.
- Bonne compréhension des processus d'entreprise.
- Excellente maîtrise du français et du néerlandais (oral et écrit) est un atout majeur ; l'anglais est un plus.
Nous offrons un poste stable dans une entreprise reconnue, avec des responsabilités stimulantes et la possibilité de contribuer activement au succès de l'organisation. Si vous êtes à la recherche d'un rôle où vous pourrez mettre à profit votre sens de l'organisation et votre professionnalisme, rejoignez-nous.
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4
Gestionnaire de Réclamation Client & Support Administratif (Télétravail)
2800 Mechelen, Antwerpen
WhatJobs
Publié il y a 11 jours
Emploi consulté
Description De L'emploi
Notre client, une entreprise reconnue pour son excellent service client, recrute un Gestionnaire de Réclamation Client & Support Administratif méticuleux et empathique pour un poste entièrement en télétravail. Dans ce rôle essentiel, vous serez le premier point de contact pour nos clients rencontrant des difficultés ou ayant des réclamations, et vous assurerez le traitement rigoureux de leurs demandes tout en fournissant un soutien administratif général.
Vos principales responsabilités incluront la réception, l'enregistrement et l'analyse des réclamations clients par téléphone, e-mail et courrier. Vous devrez faire preuve d'une grande écoute et d'une excellente capacité à comprendre la nature du problème pour y apporter une solution rapide et satisfaisante, dans le respect des procédures internes. Vous serez également amené à effectuer des recherches pour identifier les causes des problèmes et à collaborer avec les départements internes concernés (technique, commercial, logistique) pour résoudre les situations complexes.
En parallèle, vous fournirez un soutien administratif varié : gestion des bases de données clients, préparation de documents, organisation d'agendas, suivi de dossiers, rédaction de correspondances, et classement d'informations. La mise à jour des outils de suivi des réclamations et la production de rapports périodiques sur les tendances et les solutions apportées seront également une partie importante de votre travail. Vous contribuerez activement à l'amélioration de nos processus en signalant les points faibles et en proposant des suggestions constructives.
Profil recherché :
Ce poste en temps partiel (à définir, exemple 20-30h/semaine) est idéal pour une personne souhaitant allier flexibilité et contribution professionnelle significative. Si vous êtes orienté client, rigoureux et que vous recherchez une opportunité en télétravail, n'hésitez pas à postuler pour cette fonction à Mechelen .
Vos principales responsabilités incluront la réception, l'enregistrement et l'analyse des réclamations clients par téléphone, e-mail et courrier. Vous devrez faire preuve d'une grande écoute et d'une excellente capacité à comprendre la nature du problème pour y apporter une solution rapide et satisfaisante, dans le respect des procédures internes. Vous serez également amené à effectuer des recherches pour identifier les causes des problèmes et à collaborer avec les départements internes concernés (technique, commercial, logistique) pour résoudre les situations complexes.
En parallèle, vous fournirez un soutien administratif varié : gestion des bases de données clients, préparation de documents, organisation d'agendas, suivi de dossiers, rédaction de correspondances, et classement d'informations. La mise à jour des outils de suivi des réclamations et la production de rapports périodiques sur les tendances et les solutions apportées seront également une partie importante de votre travail. Vous contribuerez activement à l'amélioration de nos processus en signalant les points faibles et en proposant des suggestions constructives.
Profil recherché :
- Expérience préalable dans le service client, la gestion de réclamations ou un rôle de support administratif.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite, avec une parfaite maîtrise du français. La connaissance du néerlandais ou de l'anglais est un atout.
- Forte capacité d'écoute, empathie, patience et diplomatie pour gérer des situations délicates.
- Rigueur, organisation et méthode pour gérer efficacement les dossiers et les tâches administratives.
- Autonomie, proactivité et capacité à travailler de manière indépendante dans un environnement de télétravail.
- Maîtrise des outils bureautiques courants (Microsoft Office, Google Workspace) et aisance avec les logiciels de gestion de la relation client (CRM).
- Capacité à analyser des informations, à identifier des problèmes et à proposer des solutions.
- Flexibilité et adaptabilité pour gérer des priorités changeantes.
- Engagement à fournir un service client exceptionnel.
Ce poste en temps partiel (à définir, exemple 20-30h/semaine) est idéal pour une personne souhaitant allier flexibilité et contribution professionnelle significative. Si vous êtes orienté client, rigoureux et que vous recherchez une opportunité en télétravail, n'hésitez pas à postuler pour cette fonction à Mechelen .
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5
Responsable Support Administratif et Gestion de Bureau
3000 Leuven, Vlaams Brabant
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Publié il y a 15 jours
Emploi consulté
Description De L'emploi
Notre client, une organisation reconnue dans divers secteurs, recherche un Responsable Support Administratif et Gestion de Bureau expérimenté pour gérer les opérations de son siège à Louvain, Brabant Flamand, BE . Vous jouerez un rôle essentiel en assurant le bon fonctionnement quotidien du bureau et en fournissant un soutien administratif de haute qualité à l'ensemble des équipes.
Vos responsabilités incluront :
Qualifications requises :
Vos responsabilités incluront :
- Superviser et coordonner les activités administratives générales du bureau, y compris la gestion du courrier, des appels téléphoniques et des rendez-vous.
- Gérer l'organisation des réunions, la préparation des ordres du jour, la rédaction des comptes rendus et le suivi des actions.
- Veiller à la bonne gestion des fournitures de bureau, des stocks et des équipements, et passer les commandes nécessaires.
- Organiser les déplacements professionnels du personnel (réservations de vols, hôtels, transports) et préparer les notes de frais.
- Assister dans la préparation et la mise en forme de documents professionnels (présentations, rapports, courriers).
- Gérer la base de données des contacts et assurer la mise à jour des informations clients et partenaires.
- Accueillir les visiteurs et clients et assurer leur confort.
- Contribuer à l'organisation d'événements internes (séminaires, fêtes de personnel).
- Soutenir l'équipe des ressources humaines dans certaines tâches administratives (dossiers du personnel, suivi des congés).
- Mettre en place et optimiser les procédures administratives pour améliorer l'efficacité.
- Assurer le lien avec les prestataires externes (nettoyage, maintenance, sécurité).
Qualifications requises :
- Diplôme d'études secondaires supérieures ou brevet de technicien supérieur en secrétariat, administration ou domaine similaire.
- Minimum de 7 ans d'expérience dans un rôle de support administratif, idéalement avec des responsabilités de coordination ou de supervision.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Très bonnes compétences organisationnelles, capacité à gérer les priorités et à travailler avec rigueur.
- Excellent relationnel, sens du service et discrétion.
- Maîtrise parfaite du néerlandais et du français (oral et écrit).
- La connaissance de l'anglais est un atout.
- Proactivité, autonomie et esprit d'équipe.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à résoudre les problèmes de manière efficace.
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6
Gestionnaire de Dossiers Clients et Support Administratif
3000 Leuven, Vlaams Brabant
WhatJobs
Publié il y a 22 jours
Emploi consulté
Description De L'emploi
Notre client, une entreprise réputée dans le secteur administratif, recherche un Gestionnaire de Dossiers Clients et Support Administratif méticuleux et organisé pour rejoindre son équipe à Leuven, Flemish Brabant, BE . Ce poste offre un modèle de travail hybride, combinant le travail à distance avec des journées essentielles au bureau, permettant un équilibre optimal entre productivité et collaboration. Vous serez le point de contact privilégié pour nos clients, assurant la gestion rigoureuse de leurs dossiers et fournissant un support administratif de premier ordre.
Vos responsabilités incluront la création, la mise à jour et le suivi des dossiers clients dans notre système CRM, la préparation de documents contractuels, la planification de rendez-vous et la coordination des réunions. Vous devrez également gérer les communications entrantes et sortantes par téléphone, e-mail et courrier, en veillant à la courtoisie, à la précision et à la rapidité de réponse. La tenue à jour des bases de données, l'archivage physique et numérique des documents, ainsi que la gestion des fournitures de bureau feront également partie de vos tâches.
Le candidat idéal possédera une expérience préalable dans un rôle de support administratif ou de gestion de clientèle, démontrant une excellente organisation et une capacité à gérer plusieurs priorités simultanément. Une maîtrise parfaite des outils bureautiques (Microsoft Office Suite : Word, Excel, Outlook, PowerPoint) est indispensable. Vous devrez faire preuve d'un excellent sens du service client, de discrétion et de professionnalisme dans toutes vos interactions. La capacité à travailler de manière autonome lors des jours de télétravail, tout en participant activement aux activités d'équipe lors des présences au bureau, est attendue.
Une bonne compréhension des processus administratifs généraux et une capacité à rédiger des e-mails et des courriers clairs et concis sont également requises. La connaissance d'autres langues nationales (français, allemand) serait un avantage appréciable. Ce rôle est une excellente opportunité pour une personne désireuse de s'investir dans une entreprise stable et de développer ses compétences dans un environnement de travail stimulant et flexible.
Si vous êtes une personne proactive, rigoureuse et dotée d'un excellent relationnel, rejoignez notre client et contribuez à la satisfaction de nos clients par votre efficacité et votre professionnalisme. Postulez dès maintenant pour cette opportunité de carrière enrichissante.
Vos responsabilités incluront la création, la mise à jour et le suivi des dossiers clients dans notre système CRM, la préparation de documents contractuels, la planification de rendez-vous et la coordination des réunions. Vous devrez également gérer les communications entrantes et sortantes par téléphone, e-mail et courrier, en veillant à la courtoisie, à la précision et à la rapidité de réponse. La tenue à jour des bases de données, l'archivage physique et numérique des documents, ainsi que la gestion des fournitures de bureau feront également partie de vos tâches.
Le candidat idéal possédera une expérience préalable dans un rôle de support administratif ou de gestion de clientèle, démontrant une excellente organisation et une capacité à gérer plusieurs priorités simultanément. Une maîtrise parfaite des outils bureautiques (Microsoft Office Suite : Word, Excel, Outlook, PowerPoint) est indispensable. Vous devrez faire preuve d'un excellent sens du service client, de discrétion et de professionnalisme dans toutes vos interactions. La capacité à travailler de manière autonome lors des jours de télétravail, tout en participant activement aux activités d'équipe lors des présences au bureau, est attendue.
Une bonne compréhension des processus administratifs généraux et une capacité à rédiger des e-mails et des courriers clairs et concis sont également requises. La connaissance d'autres langues nationales (français, allemand) serait un avantage appréciable. Ce rôle est une excellente opportunité pour une personne désireuse de s'investir dans une entreprise stable et de développer ses compétences dans un environnement de travail stimulant et flexible.
Si vous êtes une personne proactive, rigoureuse et dotée d'un excellent relationnel, rejoignez notre client et contribuez à la satisfaction de nos clients par votre efficacité et votre professionnalisme. Postulez dès maintenant pour cette opportunité de carrière enrichissante.
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7
Gestionnaire de Support Administratif Virtuel (Virtual Administrative Support Manager)
2800 Mechelen, Antwerpen
WhatJobs
Publié il y a 10 jours
Emploi consulté
Description De L'emploi
Notre client, une entreprise en pleine expansion proposant des solutions innovantes, recherche un Gestionnaire de Support Administratif Virtuel pour superviser et coordonner les opérations de son équipe de support administratif à distance. Ce rôle est essentiel pour garantir l'efficacité opérationnelle, la productivité et la satisfaction client. Vous jouerez un rôle clé dans la gestion de l'équipe, l'optimisation des processus et l'assurance d'un environnement de travail virtuel harmonieux et performant. L'accent est mis sur la gestion d'une équipe entièrement à distance.
Vos responsabilités incluront :
Profil recherché :
Vos responsabilités incluront :
- Manager, coacher et motiver une équipe de professionnels du support administratif travaillant à distance.
- Superviser les opérations quotidiennes du support administratif, en assurant le respect des délais et des standards de qualité.
- Développer, mettre en œuvre et optimiser les procédures et les flux de travail pour améliorer l'efficacité opérationnelle.
- Gérer la planification des ressources, l'attribution des tâches et le suivi des performances individuelles et collectives.
- Identifier les besoins de formation de l'équipe et organiser des sessions de développement des compétences.
- Être le point de contact principal pour les questions et les problèmes complexes soulevés par l'équipe ou par d'autres départements.
- Assurer une communication fluide et efficace au sein de l'équipe et avec les autres départements de l'entreprise.
- Mettre en place et suivre des indicateurs clés de performance (KPIs) pour évaluer l'efficacité du support.
- Contribuer à l'amélioration continue des outils et des technologies utilisés par l'équipe (logiciels de gestion de projet, outils de communication, CRM).
- Participer au recrutement et à l'intégration des nouveaux membres de l'équipe administrative.
- Maintenir un haut niveau de professionnalisme et de satisfaction client dans toutes les interactions.
Profil recherché :
- Expérience confirmée (au moins 4 ans) dans un rôle de gestion d'équipe administrative, de préférence dans un environnement virtuel ou avec une forte composante à distance.
- Excellentes compétences en leadership, en management d'équipe et en coaching.
- Solide connaissance des meilleures pratiques en gestion de bureau, organisation et optimisation des processus administratifs.
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Suite Microsoft Office, Google Workspace) et des plateformes de communication et de collaboration en ligne (Zoom, Slack, Microsoft Teams).
- Capacité à résoudre les problèmes de manière efficace et à prendre des décisions éclairées.
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication écrite et orale en français. La maîtrise de l'anglais est un plus.
- Sens de l'organisation, rigueur et attention aux détails.
- Autonomie, proactivité et capacité à travailler sous pression.
- Expérience dans la gestion des plannings et des priorités.
- Familiarité avec les outils de gestion de projet (Asana, Trello, Jira) est un atout.
Ce travail est-il un succès ou un échec ?
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8
Gestionnaire de Bureau Virtuel et Support Administratif Exécutif
2800 Mechelen, Antwerpen
WhatJobs
Publié il y a 4 jours
Emploi consulté
Description De L'emploi
Notre client, une entreprise en pleine croissance dans le secteur des services, recherche un Gestionnaire de Bureau Virtuel et Support Administratif Exécutif hautement organisé et proactif. Ce poste est conçu pour être entièrement à distance, offrant une flexibilité inégalée à un professionnel dévoué à l'efficacité opérationnelle.
Vous serez le pilier administratif, assurant le bon fonctionnement des opérations quotidiennes pour notre équipe de direction et nos équipes dispersées. Votre rôle consistera à fournir un soutien exécutif complet, à gérer les calendriers complexes, à organiser les voyages et à coordonner divers projets administratifs.
Vos missions incluront :
Vous serez le pilier administratif, assurant le bon fonctionnement des opérations quotidiennes pour notre équipe de direction et nos équipes dispersées. Votre rôle consistera à fournir un soutien exécutif complet, à gérer les calendriers complexes, à organiser les voyages et à coordonner divers projets administratifs.
Vos missions incluront :
- Gestion proactive des agendas complexes des dirigeants : planification de réunions, optimisation des calendriers, gestion des conflits d'horaires.
- Organisation et coordination de voyages d'affaires nationaux et internationaux (réservations de vols, hôtels, transports, visas).
- Préparation de documents, présentations, rapports et comptes rendus de réunions.
- Communication avec les parties prenantes internes et externes, agissant comme point de contact principal pour les requêtes administratives.
- Gestion des flux de correspondance (e-mails, courriers) et des appels téléphoniques.
- Suivi des dépenses, préparation des notes de frais et gestion du budget administratif.
- Organisation et coordination d'événements virtuels et de séminaires.
- Maintien et mise à jour des bases de données clients et des systèmes de gestion de documents.
- Contribution à l'amélioration continue des processus administratifs et à l'implémentation de nouvelles solutions digitales.
- Fourniture d'un soutien administratif général aux équipes selon les besoins.
- Diplôme d'études secondaires pertinent ; un diplôme en administration des affaires ou expérience équivalente est un plus.
- Minimum 5 ans d'expérience prouvée en tant qu'assistant exécutif, gestionnaire de bureau, ou dans un rôle de support administratif similaire, idéalement pour des cadres supérieurs.
- Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des outils de visioconférence (Zoom, Teams, Google Meet).
- Compétences exceptionnelles en organisation, gestion du temps et priorisation des tâches.
- Capacité à travailler de manière autonome, à anticiper les besoins et à résoudre les problèmes de manière proactive.
- Discrétion, professionnalisme et intégrité irréprochables.
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication écrite et orale.
- Maîtrise du français et de l'anglais ; la connaissance du néerlandais est un atout important.
- Aisance avec les outils de gestion de projet et les plateformes collaboratives en ligne.
Ce travail est-il un succès ou un échec ?
Désolé, cet emploi n'est pas disponible dans votre région
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