53 Emplois pour Executive Support - Belgique

Dit internationaal advocatenkantoor met hoofdvestiging in Brussel en Luxemburg legt de focus op algemeen vennootschapsrecht en geschillenbeslechting in bedrijfs- en ondernemingsconflicten. Ze zijn momenteel op zoek naar een Personal Assistant.

Als Junior Personal Assistant voor vestiging in Brussel treed je op als rechterhand van de vennoot en aanspreekpunt van het team en verleen je volledige administratieve en organisatorische support:

- Je staat in voor het agendabeheer en bijgevolg de planning en organisatie van vergaderingen.

- Je behandelt e-mails en post op een proactieve manier.

- Je verzorgt de eindredactie van teksten in onberispelijk Engels, Nederlands en Frans.

- Je organiseert vergaderingen en conferentiegesprekken; hiertoe doe je de opmaak en voorbereiding van alle nodige documenten en dossiers.

- Je houdt de timesheets bij en bereidt de facturatie voor.

- Naast de facturatie ben je ook verantwoordelijk voor het klassement en de archivering.

- Je typt en verzorgt de lay-out van documenten, rapporten, conclusies, correspondentie, enz.

- Je beantwoordt en handelt de telefonische oproepen af.

- Je werkt PowerPoint presentaties uit.

- Kortweg: je staat in voor de algemenet administratieve en organisatorische taken.

Wie ben je?

- Je bent vlot drietalig Nederlands-Frans-Engels, zowel mondeling als schriftelijk, en je hebt de capaciteit om de eindredactie te verzekeren van Nederlandse, Engelse en Franse teksten. Dit is primordiaal binnen deze internationale context.

- Je kan terugblikken op een eerste juniorervaring als personal assistant binnen de advocatuur (idealiter 2 à 5 jaar). Juridische achtergrond is dus eveneens een must om meteen inzetbaar te zijn.

- Daarbij heb je een uitstekende kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint , Outlook).

- Je hebt goede administratieve en organisatorische vaardigheden, je werkt uiterst nauwgezet en bent hypergeorganiseerd. Je bent matuur en in staat om zaken te relativeren.

Wat kan je in ruil verwachten?

Interesse? Contacteer mij via LinkedIn of via e-mail:

Une opportunité polyvalente au cœur des opérations

Notre partenaire, acteur international de référence dans son secteur, recherche un(e) Executive & Office Support Specialist pour rejoindre son équipe locale basée à Bruxelles. Véritable pivot organisationnel, vous serez le garant du bon fonctionnement quotidien du bureau et apporterez un soutien précieux à la direction et aux collaborateurs.

Dans ce rôle varié, vous combinerez coordination des services généraux, support administratif de haut niveau et assistance sur des volets RH et financiers. Une fonction clé, au contact de tous, qui exige proactivité, sens du service et excellente organisation.

Vos responsabilités

Facilities & Office Management

• Être le premier point de contact pour toutes les questions liées aux infrastructures et aux services généraux.
• Gérer les stocks de fournitures et veiller à ce que le bureau reste un environnement accueillant, fonctionnel et bien organisé.
• Coordonner la logistique des réunions internes et externes (salles, matériel, catering).

Support administratif & direction

• Assurer le lien administratif entre la Direction Pays et les équipes internes.
• Gérer les agendas et voyages, organiser les déplacements professionnels.
• Suivre et traiter la boîte mail générale ainsi que le courrier entrant (factures, rappels, correspondances).
• Préparer et mettre en forme les communications internes et externes (notes, présentations, rapports).

HR & Finance Support

• Contribuer au suivi administratif RH (politiques voiture & GSM, dossiers collaborateurs, etc.).
• Soutenir l’équipe Finance dans la gestion de la boîte mail et le suivi des rappels de paiement clients.

Votre profil

• Vous disposez d’une expérience confirmée dans un rôle de support administratif, office management ou facility.
• Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation, votre rigueur et votre sens du détail.
• Vous aimez les fonctions polyvalentes où la priorité est de rendre les choses fluides et efficaces.
• Vous êtes à l’aise avec MS Office ; une connaissance de SAP ou d’outils similaires est un atout.
• Vous communiquez aisément en français et néerlandais ; l’anglais est un plus.
• Vous combinez discrétion, professionnalisme et esprit d’équipe.

Pourquoi rejoindre notre partenaire ?

• Un rôle visible et stratégique, directement lié à la Direction.
• Une fonction variée, où aucune journée ne se ressemble.
• La possibilité d’évoluer dans un groupe international solide et en croissance.
• Un package salarial compétitif assorti d’avantages extra-légaux attractifs.

Our client is an international federation representing the interests of its members towards the EU institutions. Their human-sized and multinational office (+/- 10 people) is located in the Arts-Loi area. They are currently experiencing a significant growth and are currently looking to recruit a diligent Personal Assistant to the Management Team on a permanent contract basis. This is a newly created position.

Purpose of the role

Providing high level administrative assistance to the Association’s Secretary General and Deputy Secretary General. You will be required to respond with appropriate urgency to situations and events that require immediate response, maintaining confidentiality of information, and possessing exceptional organization and communication skills.

Job Description

· Managing diaries

· Managing extensive travel (& related visa, vaccination requirements etc.)

· Managing correspondence, archiving documentation & Managements Team’s contacts

· Coordinating background notes & PowerPoint presentations for meetings of Management Team

· Registering Management Team for conferences and events

· Managing Managements Team’s expenses

· Organizing meetings, lunches, and team events

· Handling further organisational and administrative tasks as required

Profile:

· Bachelor’s Degree in Office Management, Languages, etc.

· At least 3 to 5 years’ experience in a similar role at similar level

· Strong IT skills (Word, Excel, knowledge of a CRM is a plus)

· Fluency in English and French (C1+/C2 - written and spoken) is essential

· Very good communications skills

· Trustworthy, responsible and accountable

· Focussed, structured and composed

· Hands-on and flexible

· Ability to multitask and to prioritise

· Corporate presentation (the role will involve contact with senior industry representatives and EU officials)

· A commitment to the values and goals of the European Union

Offer:

· Starting date: ASAP!

· A permanent and full-time contract

· A competitive salary with a complete benefits package (luncheon vouchers, group insurance, DKV (including ambulatory and dental insurance), 24 holiday days

· The position is primarily based on site in Brussels, however occasional homeworking days can be granted (to be discussed)

· A motivating and challenging role within an influential international trade association

· Opportunities to work and develop in an international environment

· A human-sized, dynamic and closely-knit team.

Ben jij een organisatorisch talent met een hart voor administratie en mensen? Heb je zin om een stabiel, hecht team te ondersteunen in een kantoor waar collegialiteit en kwaliteit centraal staan? Dan ben jij misschien onze nieuwe Office Manager !

Over ons

Wij zijn een groeiend accountancykantoor in regio Gent met een sterke reputatie en een team van 10 vaste medewerkers - waarvan enkelen al bijna 20 jaar bij ons zijn. Door de recente overname van twee extra kantoren breiden we onze werking uit, mét behoud van onze onafhankelijkheid en eigen cultuur. In het kader van deze evolutie versterken we ons managementteam en zoeken we een Office Manager die structuur en ondersteuning brengt in onze dagelijkse werking.

Stegmann Belgium is een gespecialiseerd uitzend- en selectiekantoor, dat behoort tot de ManpowerGroup. Onze focus ligt op geschoolde en gespecialiseerde kandidaten.Voor ons kantoor in Geel zijn we op zoek naar een ervaren Office Manager. Als Kantoorverantwoordelijke draag je de eindverantwoordelijkheid voor je eigen vestiging: Je staat in voor de commerciële uitbouw van jouw kantoor, de organisatie van de kantoorwerking en het people management.

Voor een van zijn klanten is Robert Half op zoek naar een Office Manager (m/v/x) voor een bedrijf in Zellik.

Onze klant is een bedrijf die actief is in de IT sector

Robert Half is voor een klant op zoek naar een Receptionist & Office Manager voor een bedrijf in het centrum van Brussel.

Onze klant is een gerenommeerde organisatie met een Europese focus. Het bedrijf is actief in een gespecialiseerde sector en richt zich op het ondersteunen van duurzame groei binnen een dynamische en internationale omgeving. Het kantoor bevindt zich op een centrale locatie in Brussel en is vlot bereikbaar met het openbaar vervoer. De werkomgeving kenmerkt zich door een professionele, innovatieve en gedreven bedrijfscultuur.

Position: Office Manager - Belgium

Location: Zaventem, Belgium (Office-Based with Regular Site Support Visits)

Employment Type: Full-time, On-site

Languages: English, Dutch and/or French

TSL – About us

TSL is a leading technical engineering and construction partner operating across EMEA, the Americas and APAC.

We are committed to creating the spaces to power the fourth industrial revolution, whilst ensuring we leave a positive environmental and social legacy for communities across the world. Specialising in Data Centres, Advanced Manufacturing, Logistics, Food and Pharmaceuticals, we are proud to deliver outstanding turnkey projects at speed, without compromise on safety or quality.

Our team at TSL is focused on working with our clients and the entire supply chain to create a simple agenda concentrated on getting things done. At the heart of what TSL does is taking the ‘noise’ out of project delivery whilst ensuring that we are always engineering best value for money and fit-for-purpose solutions.

Role Description

The Office Manager will oversee and manage all administrative and office-related functions for our Belgium operations, while also supporting the wider needs of our construction site teams. This is a highly varied and hands-on role suited to a proactive and bilingual (ideally trilingual) individual who can balance operational efficiency with people-first support.

You will work closely with your counterpart in the Netherlands and provide mutual support across regional operations, ensuring consistency and smooth coordination

Key Responsibilities

Office Management & Administration

• Ensure the smooth daily running of the Belgium office
• Act as the primary point of contact for all office-related needs: maintenance, supplies, IT coordination, visitors, building access, etc.
• Manage office suppliers and service providers (cleaners, caterers, maintenance, etc.)
• Organise and coordinate meetings, team lunches, office events, director visits, and employee engagement initiatives (e.g. breakfasts, birthdays, social events)
• Maintain a clean, welcoming, and efficient office environment

Travel, Accommodation & Logistics

• Coordinate business travel, including flights, hotel bookings, airport transfers, taxis, and short-term rentals
• Source and manage apartments and accommodation for project site teams
• Arrange car rentals, fleet logistics, and other travel requirements for site staff and management
• Onboard new employees on travel systems (e.g. Navan)

Procurement & Finance Support

• Support the procurement process by raising and tracking POs (purchase orders)
• Liaise with finance to ensure invoices are received, approved, and processed on time
• Maintain logs for expenditure, supplier contracts, and recurring payments

Fleet & Equipment Management

• Manage the company fleet in Belgium: lease contracts, insurance, maintenance schedules, and vehicle allocations
• Coordinate the delivery, setup, and inventory of laptops, mobile phones, SIM cards, and office equipment for new joiners
• Act as the liaison with IT support to resolve technical issues and coordinate hardware/software requests

Team & Project Site Support

• Provide administrative support to construction project site teams as needed
• Act as a bridge between the office and site, ensuring site needs are met for materials, logistics, equipment, or accommodation
• Cover for Site Admin colleagues during holidays or absences
• Attend site visits when necessary to support logistics or admin needs

People & Onboarding

• Welcome new joiners and ensure seamless onboarding: workstation setup, introductions, office orientation
• Set up employees on relevant systems (Navan, internal tools)
• Provide ongoing support to Directors, including diary coordination, local arrangements, and general operational assistance

Requirements

Experience & Background

• 5+ years of experience in office management, administration, or operational support roles
• Previous experience in construction, engineering, or project-based environments is highly desirable
• Strong understanding of office administration processes and systems

Skills

• Highly organised and detail-oriented with strong multitasking ability
• Tech-savvy; confident using MS Office, travel booking systems, and basic IT troubleshooting
• Strong interpersonal and communication skills
• Able to work independently and take initiative

Languages

• Fluent in English (required)
• Fluent in Dutch and/or French (required)

Personal Attributes

• Proactive and hands-on
• Flexible and adaptable to changing priorities
• Service-oriented and approachable
• Strong sense of responsibility and ownership
• Team player who enjoys supporting others

What We Offer

• The opportunity to be part of a growing international business with a strong team culture
• A role with variety, autonomy, and daily impact
• Career progression and development within a growing organisation

If this position is of interest, please submit your most up to date CV.

Our recruitment team will review your CV and if you meet our criteria, we will reach out to you for an informal discussion

Important

As part of our recruitment process, reference checks will be conducted at the job offer stage. By applying for this position, you consent to these checks as a condition of employment.

The Office Manager is a central position that ensures the team works in the best possible conditions.

You are the backbone of our Brussels office, making sure all administration, finance support, and HR processes run smoothly. At the same time, you help create a positive and structured team experience, supporting both on-site colleagues and our remote team members.

Responsibilities

Administration & Finance (45%)

• Liaise with our accountant for monthly and yearly closings.
• Manage invoices, payments, insurances, subsidies, and compliance documents.
• Coordinate VAT declarations and interact with tax administrations.
• Prepare documentation for audits, banks, and other stakeholders.

HR & People Operations (30%)

• Manage onboarding and offboarding.
• Draft and maintain employee records and contracts.
• Support recruitment (job postings, screening, scheduling interviews).
• Be the first contact for HR/admin questions and contribute to employee well-being.

Office Management (15%)

• Ensure smooth daily operations of the Brussels office (supplies, vendors, facilities).
• Maintain a welcoming and productive office environment.

Culture & Events (10%)

• Organize team-building, afterworks, and celebrations.
• Support external events such as trade fairs and workshops.

What we are looking for:

• Experience in administration ,Accounting, finance support, or HR coordination.
• Strong organizational skills and attention to detail.
• Proactive, reliable, and adaptable.
• Excellent communication in English + fluency in French
• Comfortable with digital tools (MS Office 365, Teams/Slack, Asana.).

What we offer:

• A meaningful role in a mission-driven company.
• A dynamic, international team of 20+ people.
• A fully onsite role in Brussels, at the heart of our operations.
• Growth opportunities as Bambaw:
• Potential to evolve into an Operations Manager, overseeing broader finance, HR, and process improvement.
• The chance to shape both structure and culture in a growing SME.